Nye regler for tidsregistrering af medarbejdere
- 3 minute read
- Jura & Selskabsret
Den 23. januar 2024 blev de nye regler vedrørende medarbejders tidsregistreringssystemer vedtaget. Det betyder, at alle arbejdsgivere i Danmark senest den 1. juli 2024 skal kunne dokumentere deres ansattes arbejdstid. Hos mighty admins kan vi hjælpe dig med implementering, compliance og træning, så du er klar til at disse nye regler træder i kraft!
Highlights:
Arbejdsgiveren har metodefrihed og kan vælge et hvilket som helst tidsregistreringssystem, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt, og hvor samlede daglige arbejdstimer og afvigelser fra planlagte eller skemalagte timer registreres.
Der er ingen krav om at registrere hvilket tidspunkt i løbet af dagen arbejdet er udført, hvilket betyder, at dit system ikke behøver tidsstempler.
Det er arbejdsgiverens ansvar at implementere et tidsregistreringssystem, hvor medarbejdere kan tilgå deres egne oplysninger, og at de registrerede data opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, som det gennemsnitlige arbejdstidsestimat er baseret på.
Arbejdsgiveren er ikke forpligtet til at investere i specifikke tidsregistreringssoftware til medarbejdere, så hvis et system, der kan tidsregistrere allerede er implementeret, er det tilstrækkeligt, hvis det ellers lever op til reglerne.
Der er ingen detaljer om hyppigheden af rapportering og opdatering. Formålet er at sikre, at de daglige og ugentlige Hviletidsregler, fridage, og den maksimale ugentlige arbejdstid overholdes.
De nye regler ændrer ikke på Hviletidsreglerne, hvilket betyder, at dine medarbejdere stadig skal have mindst 11 timers hvile (i nogle tilfælde 8). Endvidere må medarbejdere ikke arbejde mere end 48 ugentligt i gennemsnit i mere end 4 måneder.
Kun timer, hvor medarbejderen står til rådighed for arbejdsgiveren, skal registreres, hvorfor pauser mv. ikke skal registreres. Dine medarbejdere har dog ret til at holde pauser, hvis de arbejder mere end 6 timer om dagen – og pauser skal være lange nok til at tælle som pauser.
Der er visse undtagelser fra disse nye regler. Det gælder selvorganiserende medarbejdere (“Selvtilrettelæggere”), mere om det længere nede.
Hvorfor registrere medarbejderes tid?
I 2019 besluttede EU-Domstolen, at arbejdsgivere skal implementere tidsregistreringssystemer, der objektivt og pålideligt registrerer medarbejdernes faktiske daglige arbejdstid.
Disse krav stammer fra EU’s Arbejdstidsdirektiv, der blev udløst af Deutsche Bank-sagen fra 2019. Det betyder, at alle EU-medlemslande er forpligtet til at opbevare dokumentation om medarbejdernes arbejdstid.
Du kan med andre ord ikke bruge lønsedler og estimater baseret på mavefornemmelser som dokumentation. Og ja, der vil være bøder for manglende overholdelse eller brud!
Ved første øjekast kan dette virke som en enorm administrativ byrde. Og det bliver det sandsynligvis, hvis du ikke forbereder de rigtige værktøjer på forhånd! Der er dog også flere fordele ved medarbejders tidsregistrering.
Virksomheden og dens medarbejdere kan drage fordel af:
- Øget rentabilitet
- Mere præcise fakturaer
- Forbedret produktivitet
- Bedre workflows
- Bedre intern kommunikation
- Gennemsigtighed og compliance
- Bedre struktur og overblik
- Tidligere identifikation af mønstre
- Bedre fordeling af ressourcer
- Begrænsning af overarbejde
- Bedre grundlag for work-life balance
Krav til tidsregistreringssystemer
De specifikke krav til tidsregistreringssystemer kræver ikke specifikke funktioner. Men systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Hvis dine medarbejdere har en planlagt eller planlagt arbejdsdag, er de kun forpligtet til at spore afvigelser fra denne.
I praksis betyder det, at arbejdsgivere kan udarbejde forududfyldte tidsplaner, hvor medarbejderne kun skal opdatere med ændringer eller afvigelser. Dette kan gøre arbejdsbyrden væsentlig lettere at håndtere. Og da mange arbejdspladser i dag er hybride eller fleksible, gør manglen på krav til tidsstempler eller hulure det nemmere at dokumentere.
Der er ingen krav om, at tidsregistreringssystemet har specifikke funktioner. Men systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Hvis dine medarbejdere har en planlagt eller planlagt arbejdsdag, er de kun forpligtet til at spore afvigelser fra denne.
I praksis betyder det, at arbejdsgivere kan udarbejde forududfyldte tidsplaner, hvor medarbejderne kun skal opdatere med ændringer eller afvigelser. Dette kan gøre arbejdsbyrden væsentlig lettere at håndtere. Og da mange arbejdspladser i dag er hybride eller fleksible, gør manglen på tidsstempelkrav det nemmere at dokumentere.
Politik for tidsregistrering
Virksomheden skal have en tidsregistreringspolitik. Og denne skal tydeligt instruere medarbejderen i, hvad der anses for at være arbejdstid, og hvad der skal registreres hvor, hvornår og hvordan.
Det bør fremgå, at arbejdsgiveren vil føre tilsyn med og kontrollere de registrerede data for at kontrollere rigtighed og overholdelse og sikre, at medarbejderen ikke havner i farezonen for at lave for meget arbejde. Der skal med andre ord foreligge dokumentation, der viser, at der gøres visse tiltag for at sikre, at medarbejderne kan overholde de nye regler.
For at være compliant skal medarbejdere have adgang til deres arbejdstidsdata, og arbejdsgivere skal opbevare dokumentation i 5 år efter udløbet af den periode, som den gennemsnitlige arbejdstid er baseret på.
Medarbejdere, der er undtaget tidsregistrering
Nogle medarbejdere kan være undtaget fra krav om tidsregistrering. Dette gælder for “selvtilrettelæggende” medarbejdere, som kan omfatte visse seniorledere, nogle akademikere, eksperter eller ledende advokater. Det gennemgående tema her er, at tilrettelæggelsen af arbejdstiden er helt op til medarbejderen, eller det er umuligt at planlægge deres arbejdstid på forhånd.
Delvist faste timer fritager ikke medarbejderen for tidsregistrering.
Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at medarbejderen ikke er omfattet af arbejdstidslovens regler. Disse regler omfatter hvileregler, pauser og maksimal ugentlig arbejdstid. Det er altid en individuel evaluering af hver enkelt medarbejder – grupper eller afdelinger kan ikke som sådan betragtes som “selvtilrettelæggende”.
På hybride og fleksible arbejdspladser kan det være udfordrende at dokumentere, at hviletidsregler og ugentlige fridagsregler overholdes. Her er det vigtigt at have klare retningslinjer for tidsregistrering.
Nogle virksomheder kan undtages fra hviletidsregler. Det sker gennem kollektive overenskomster og med særlige gældende love.
Tidsregistrering af medarbejdere og GDPR.
Alle GDPR-regler skal overholdes, risikovurderinger skal stadig gennemføres, og arbejdsgivere skal have dokumentation, der beviser, at behandlingen af personoplysninger sker på en ordentlig og lovlig måde. Så tidsregistrering skal arbejdes ind i virksomhedens nuværende arbejdsgange og GDPR-processer for compliance.
GDPR-politikker til intern brug skal opdateres, så de afspejler det nye system. Ligeledes skal nye privatlivspolitikker distribueres, og virksomhedens databehandleraftaler skal opdateres, hvis en ny software eller et nyt program implementeres.
Hos mighty admins kan vi hjælpe dig med:
At du som arbejdsgiver overholder det nye direktiv.
Overvågning af arbejdstid og hviletid.
En gennemgang af virksomhedens behov i forhold til systemer.
Sikring af en nem proces og implementering, inkl. uddannelse af medarbejdere.
.. Og meget mere!
