Krav til specialudviklede digitale bogføringssystemer
- 5 minute read
- Regnskab & Økonomi
Som du måske ved, (og hvis ikke, så check vores indlæg om dette fra februar først), skal enhver virksomhed, der opererer i Danmark, implementere et digitalt bogføringssystem. Dette skal ske hurtigst muligt og senest 1. juli 2024, hvis dit regnskabsår følger kalenderåret.
Erhvervsstyrelsen offentliggjorde i januar 2024 en liste over godkendte bogførings- og ERP-systemer, og nu har de også offentliggjort de specifikke krav til specialfremstillede bogføringssystemer. Og det er afgørende, at dit system overholder disse krav, da sanktionerne er ret strenge.
Hvem gælder kravene for digitale bogføringssystemer for?
Du tænker måske “Jeg bruger allerede et digitalt bogføringssystem – men hvad gør jeg, hvis det ikke er på listen over godkendte systemer?”.
Desværre er det op til ledelsen at sikre, at det anvendte system er i overensstemmelse med kravene. Så du kan ikke bebrejde udbyderen af dette system. Sørg for at dobbelttjekke ALLE kravene, hvis et af følgende gælder for dig:
Du anvender et bogføringssystem, der IKKE er på listen. Du bruger et specialudviklet bogføringssystem. Du bruger et bogføringssystem, der ikke markedsføres i Danmark.
Skulle dette gælde dig, er din ledelse ansvarlig for, at det anvendte system opfylder de krav, som den danske regering stiller, senest den 1. januar 2025 (hvis dit regnskabsår følger kalenderåret).
Hvad er et specialudviklet bogføringssystem?
Et digitalt bogføringssystem er ifølge bogføringsloven defineret som:
En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere alle deres transaktioner samt opbevare registreringerne og tilhørende bilag, eller som minimum kan opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
Så hvis dit system falder inden for en af kategorierne nævnt ovenfor, skal du grundigt gennemgå kravene – da det er dit ansvar at overholde dem, i og med at Erhvervsstyrelsen ikke forhåndsgodkender specialudviklede systemer.
Krav til specialudviklede bogføringssystemer
§ 3
Stk. 1) Virksomheden skal sikre, at dets digitale bogføringssystem indeholder felter til brug for følgende forhold ved bogføring af hver enkelt transaktion:
- Transaktionsdato (f.eks. betalingsdato, købsdato osv.).
- Beløb.
- Bilagsnummer.
- Transaktionstekst.
- Transaktionsdagens kurs eller anden omregningsfaktor, hvis registreringen foretages i andet end DKK.
Stk 2) Virksomheden skal sikre, at dets digitale bogføringssystem tildeler hver bogført transaktion følgende oplysninger:
- Registreringsdato.
- Fortløbende transaktionsnummer eller -id.
- Initialer eller lignende på den person eller det program m.fl., der har bogført en transaktion.
Stk. 3) Virksomheden skal sikre, at dets digitale bogføringssystem gemmer ændringer til bogføringen, f.eks. ved at fejlposteringer rettes ved nye posteringer, og sikre, at brugerne ikke kan ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner i systemet.
Stk. 4) Virksomheden skal sikre, at dets digitale bogføringssystem kan opbevare dokumentation for en bogført transaktion vedrørende køb eller salg, som indeholder følgende oplysninger:
- Udstedelsesdato.
- Leverancens art.
- Beløb.
- Afsender og modtager, herunder navn, adresse, samt CVR-nummer eller SE-nummer.
- Oplysning om momsbeløbets størrelse.
- Betalingsoplysninger.
§ 4
Stk. 1) Virksomheden skal mindst ugentligt tage sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag omfattet af § 2, stk. 2 (fuld sikkerhedskopi), medmindre der ikke er bogført noget siden seneste sikkerhedskopi.
Stk. 2) Virksomheden skal opbevare sikkerhedskopien efter stk. 1 hos en ikke nærtstående part, jf. § 2, stk. 4, som må formodes at opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, på en server i et EU- eller EØS-land, jf. dog stk. 3.
§ 5
Stk. 1) Virksomheden skal sikre, at dets digitale bogføringssystem:
- via Nemhandel i OIOUBL-format automatisk kan fremsende og modtage elektronisk faktura og kreditnota samt kan afsende et application response ved modtagelsen af en elektronisk faktura efter den gældende standard, som er offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside www.erst.dk,
- i Peppol BIS-format automatisk kan fremsende og modtage elektronisk faktura og kreditnota samt kan afsende message level response og invoice response ved modtagelse af en elektronisk faktura efter den gældende standard, som er offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside www.erst.dk,
- understøtter deling af data ved at gøre det muligt at generere en SAF-T-fil, som er defineret af Erhvervsstyrelsen, efter den gældende standard, som er offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside www.erst.dk,
- understøtter afstemning af virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto, jf. dog stk. 2, og
- t
ydeligt fremhæver differencer, hvis en postering ikke er afstemt med virksomhedens bankkonto, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Stk. 1, nr. 4 og 5, finder ikke anvendelse for kreditinstitutter.
Kravene kan også findes her.
Konsekvenser ved mangel på overholdelse
Igen, det er op til ledelsen at sikre, at virksomhedens bogføringssystem lever op til disse – forholdsvis tekniske – krav. Og det kan være en hård nød at knække for nogen uden den tekniske viden!
Og myndighederne mener det. Derfor har de med den nye lovgivning øget bødernes størrelse markant. Nu kan du få en bøde på op til 1,5 millioner DKK for manglende overholdelse, afhængig af virksomhedens omsætning og overtrædelsernes grovhed, varighed og hyppighed.
Ved særligt omfattende overtrædelser af flere bestemmelser og forpligtelser vedrørende (digital) bogføring og digitale bogføringssystemer pålægges der skærpede bøder. Straffen udmåles af domstolene efter en vurdering af omstændighederne i den enkelte sag (se tabellen ovenfor).
Lejlighedsvise eller enkeltstående overtrædelser kan også straffes, afhængigt af deres væsentlighed. Men det vil især være relevant, hvis en sådan overtrædelse har afgørende økonomisk betydning. Dette kan omfatte manglende registrering eller opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende en kontrakt, der udgør en væsentlig del af virksomhedens omsætning.
Hvad betyder det i praksis?
Alle virksomheder, der anvender et system, der ikke er på den godkendte liste, vil blive overvåget af Erhvervsstyrelsen. Skulle der være indikationer på væsentlige risici for, at et bogføringssystem ikke lever op til kravene til sådanne digitale bogføringssystemer, vil der blive iværksat kontrol. Dette vil især være relevant i sager, hvor der er indikationer på øget risiko for væsentlige lovovertrædelser generelt.
Erhvervsstyrelsen kan endvidere anmode om:
Eventuelle oplysninger og regnskabsmateriale, der er nødvendigt for at udføre en sådan kontrol for at afgøre, om bogføringssystemet opfylder kravene.
Materiale fra virksomhedens ledelse eller revisor/tidligere revisorer, som så skal levere det ønskede materiale.
En revisor skal afgive en erklæring om, hvorvidt virksomhedens bogføringssystem lever op til kravene – og bemærk, at dette vil være for virksomhedens regning.
I værste fald kan selskabet gå i tvangsopløsning, hvis det ikke giver de ønskede oplysninger.
mighty admins kan assistere dig med:
Bogføring, rapportering og afstemning af din danske filial eller virksomhed.
Udarbejdelse af et årshjul med indberetnings- og betalingsfrister med de lokale myndigheder.
Håndtering af din virksomhedsadministration fra A-Å, så du aldrig behøver at tænke på vigtige indberetnings- og betalingsfrister.
mighty admins tilbyder også en registreret adresse (domiciliation) til kunder til fordelagtige priser med op til 25 % rabat i forhold til andre udbydere på markedet.
